Термин «автоматизация бизнеса», едва появившись, стремительно оброс легендами и едва не стал объектом массовых заблуждений и тотального недоверия. Но те, кто уже разобрался в вопросе, сожалений не испытывают.

Бизнес – вверх!

Рассмотрим для начала предрассудки: якобы автоматизация нужна разве что в бухгалтерии и совершенно непригодна для управленческих процессов бизнеса. И нужна она только крупным предприятиям, а малому бизнесу в принципе ни к чему. А ещё это чрезвычайно дорого и зачастую убыточно. Всё это самые настоящие заблуждения. Цель и результат настоящей автоматизации бизнеса заключаются в его успешном продвижении. Читайте дальше и убеждайтесь!

Толкование и пояснения

Автоматизация бизнеса представляет собой отказ от всех манипуляций, которые обычно требуют значительных трудозатрат, и замещение их информационными технологиями. Если ранее на предприятии информационные технологии не применялись вообще, а затем внедряются – это тоже автоматизация. Для малого бизнеса этот процесс применим обычно в двух ситуациях:

  • Для ускорения, облегчения и повышения точности таких действий, которые прямо не влияют на доходность, но без которых бизнес существовать не может. Пример – бухгалтерский учёт и сдача всевозможных отчётов.
  • Для формирования более совершенных механизмов продаж или взаимодействия с клиентами/партнёрами. Отличным примером послужит CRM.

В первом случае автоматизация позволяет снизить расход времени и ресурсов, во втором – создаёт прочную платформу для повышения конкурентоспособности, качества сервиса, объёма продаж и прочих преимуществ. Первая ситуация как раз и породила одно из заблуждений относительно автоматизации бизнеса: здесь речь идёт об автоматизации учёта и отчётности, которая облегчает взаимодействие с различными государственными структурами. Многие используют только эту область автоматизации и не интересуются прочим. Напрасно: во второй ситуации должные усилия позволяют снизить вложения с одновременным повышением их эффективности и прибыльности.

Системы автоматизации: что это?

Системы автоматизации можно смело назвать трамплином от ручных манипуляций к применению для тех же целей информационных технологий. К средствам автоматизации относятся и ERP-система, предназначенная для контроля ресурсов предприятия, и «облачное» хранилище информации интернет-магазина.

Основу любой системы автоматизации составляют несколько стержневых процессов: сбор данных, их обработка и последующее представление результата в таком формате, который является предпочтительным для пользователя.

Пример: в систему управления продажами введена информация по всем потенциальным клиентам с указанием стадии переговоров с каждым из них. Дальнейший ввод данных о состоявшихся переговорах и сделках позволяет быстро получить весьма точную «воронку продаж», а при наличии статистической информации по тем же вопросам – ещё и качественный прогноз дальнейшей реализации, основанный на текущей работе менеджеров.

Внедрение систем автоматизации в другие бизнес-процессы даёт аналогичные результаты. Чаще всего руководители предприятий хотят быть в курсе текущего состояния банковских счетов, уровня дебета и кредита, основных и дополнительных расходов. Другие волнующие вопросы – рентабельность того или иного проекта, наглядно представленная деятельность и эффективность каждого сотрудника и прочее.

Назначение и преимущества автоматизации бизнеса

При верном подходе результатом автоматизации бизнеса становится:

  • повышение уровня клиентского обслуживания;
  • оптимизация всех этапов логистики, включая затраты на неё;
  • стабилизация поступления денежных средств, возможность избегать кассовых разрывов;
  • точное прогнозирование рентабельности того или иного проекта;
  • ускорение действий при подготовке документов, начиная коммерческим предложением и завершая актом сверки за любой период;
  • снижение затрат труда и времени на выполнение рутинной работы, различных стандартных операций сотрудниками любого уровня;
  • оперативное формирование отчётов, касающихся текущей работы предприятия;
  • оптимизация затрат на персонал компании (при этом каждый сотрудник получает шанс с большей эффективностью применить собственные компетенции);
  • снижение риска вмешательства «человеческого фактора»;
  • улучшение сохранности информации, в том числе конфиденциальной;
  • повышение уровня контроля и учёта чего бы то ни было;
  • общее ускорение и оптимизация бизнеса.

На относительно небольшом предприятии для достижения положительного результата автоматизации бизнеса требуется обычно всего несколько недель.

Какие бизнес-процессы особенно нуждаются в автоматизации?

Начать рекомендуется с самых проблемных областей деятельности компании. Или с тех операций, которые признаны наиболее рутинными и требующими больших трудозатрат, а вдобавок к этому определяют доходность бизнеса. Вот три ключевые сферы начальной автоматизации бизнеса:

  1. Привлечение информационных технологий к выполнению самых трудоёмких задач, чьё решение вручную отнимает чрезвычайно много сил: учёт рабочего времени и движения товаров, планирование денежных потоков и занятости сотрудников, анализ различных данных.
  2. Оптимизация работы тех сотрудников, чья трудовая деятельность заключается в постоянном выполнении стандартных операций. Сюда относятся логисты, маркетологи, менеджеры по продажам. Например, если данные о товарах на складе и на витрине магазина автоматически синхронизируются, необходимость выполнения этой работы сотрудниками отпадает.
  3. Взятие под контроль деятельности всё тех же сотрудников (в частности, выполнения ими планов по звонкам или обслуживанию клиентов), а также движения денежных средств, наполнения склада и так далее.

Одновременная автоматизация всех бизнес-процессов на предприятии не требуется. Нужно просто оценить ситуацию и правильно выстроить очерёдность. По мере расширения масштабов автоматизации будет создана обновлённая и улучшенная система управления бизнесом.

В то же время автоматизация не должна быть самоцелью. В подобных случаях затраты времени и ресурсов совершенно бессмысленны.

Программный продукт для автоматизации: вопросы выбора

Здесь всего-то два пути:

  • применение так называемого коробочного, стандартного продукта или сервиса на основе облачных технологий;
  • разработка и использование оригинального программного обеспечения.

Типовые технологии дешевле обходятся и проще внедряются. Но и задачи при этом решаются только стандартные. Если деятельность предприятия в чём-то выходит за рамки типовых решений, возможностей программного обеспечения может элементарно не хватить. Перепрограммирование или дополнительная настройка чаще всего невозможны, чрезвычайно затруднены либо очень дорого обходятся. Это касается как программного обеспечения, так и облачных сервисов.

Для малого бизнеса оптимален следующий план автоматизации: начать с готового решения, имеющего возможности дополнительной настройки, затем при необходимости запустить приспособление программного продукта для решения прочих задач. Это позволяет сначала быстро и эффективно разрешить насущные проблемы, а затем заняться прочими вопросами.

В выборе ПО, ориентированного на автоматизацию бизнеса, необходимо проявить максимум ответственности. Рынок полон различными предложениями, и преимущества/недостатки каждого из них не всегда очевидны. Качественный и по-настоящему необходимый программный продукт должен отвечать следующим требованиям:

  • быть пригодным для запланированной автоматизации бизнес-процессов;
  • обладать необходимым функционалом;
  • иметь широкий набор настроек, соответствующих конкретному виду бизнеса;
  • быть достаточно гибким на случай перемен в том или ином бизнес процессе или даже бизнесе в целом;
  • давать возможность интеграции в различные приложения, сервисы;
  • не должен создавать затруднений/сложностей при использовании.

Идеально, если программное обеспечение может устанавливаться не только на компьютеры, но и на планшеты и даже смартфоны. Не менее важны стоимость внедрения и техобслуживания, а также качество технической поддержки.

В выборе программного продукта весьма помогает консультация с представителем компании-разработчика. Полезную информацию можно также получить у коллег – тех предпринимателей, кто решает схожие задачи, ведёт аналогичный бизнес.

Стоимость системы автоматизации

Ставьте конкретные задачи – узнаете стоимость. Запланировать автоматизацию – всё равно что за квартирный ремонт взяться. Во сколько он обойдётся, зависит от площади помещения, выбранных материалов, расценок исполнителей и много ещё чего. Точно так же конечная цена программного обеспечения для автоматизации бизнеса определяется:

  • типом самого продукта (стандартный или индивидуальный);
  • количеством подключаемых рабочих мест;
  • простотой или сложностью внедрения;
  • наличием/отсутствием необходимости обучения сотрудников;
  • стоимостью технического сопровождения.

Могут приплюсоваться и непрямые затраты вроде времени руководства предприятия.

Порядок внедрения системы автоматизации и выбор компании-подрядчика

Под внедрением подразумевается настройка конкретного софта под конкретный бизнес. Временами также приходится в какой-то мереи бизнес подстраивать под софт.

Для простых задач или процессов внедрение проходит достаточно быстро. Программное обеспечение устанавливается на компьютер. Если используется облачный сервис, первым этапом становится регистрация в нём. Затем следует ввод начальной информации. Сразу после этого можно уже создавать клиентскую базу, ставить задачи сотрудникам, оформлять документы и тому подобное.

А если, к примеру, нужно рассчитать потенциальную рентабельность какого-нибудь заказа к моменту сделки, чтобы избежать убытков? Если система автоматизации выбрана правильно, там наверняка найдётся подходящий алгоритм. Не исключается, что у компании уже выработана методика подобных расчётов, и её можно будет совместить с настройками софта.

Кто-то способен выполнить внедрение самостоятельно, хотя обычно для этого требуются специалисты. Во втором случае рекомендуется наблюдать за каждым этапом процесса: это позволяет лучше понять внедряемую систему и зачастую облегчает дальнейшую работу.

Выбрать компанию-подрядчика, который осуществит внедрение системы автоматизации, необходимо примерно так же, как выбирают бригаду для ремонта квартиры. Начать рекомендуется с мониторинга рынка таких услуг, затем изучить конкретные компании – проверить компетенции специалистов, наличие сертификатов, в том числе международных. Нелишне будет пообщаться с представителями таких предприятий, которые уже начали/провели автоматизацию бизнеса, пользуясь услугами конкретного подрядчика. После выбора компании в идеале следует пообщаться с тем конкретным сотрудником, который предположительно будет работать с вашим предприятием. И непременно оцените планируемые работы в соотношении «цена – качество».

Также при поиске подрядчика для автоматизации бизнеса рекомендуется следовать принципу соразмерности: относительно небольшим предприятиям лучше сотрудничать также с некрупной фирмой. Как правило, с равными партнёрами проще договориться и всё согласовать.

Автоматизации бизнеса – есть ли риск?

Любое дело неизменно сопряжено с какими-либо рисками. В случае с автоматизацией бизнеса спектр довольно широк – начиная выходом за рамки выделенных средств и срывом сроков до необходимости подстройки бизнес-процессов под конкретное программное обеспечение. Нельзя исключать также человеческий фактор – сопротивление персонала, например. Однако чем более точно определены и поставлены задачи, чем выше качество предварительной подготовки, тем меньше вероятность затруднений. Для снижения рисков не менее важен выбор оптимальной системы автоматизации, а также личное участие руководства предприятия во всём процессе.

А что насчёт неприятия автоматизации сотрудниками? Здесь важны два обстоятельства:

  • Предварительная разъяснительная работа с персоналом: каждый сотрудник должен понять преимущества автоматизации для предприятия в целом и лично для себя.
  • Создание у коллектива в целом, абсолютно на всех уровнях, убеждения в том, что перемены всё равно произойдут.

Хорошей профилактикой сопротивления становится вовлечение наиболее авторитетных сотрудников в процесс автоматизации с одновременным поощрением их участия. Во многом это решает задачу формирования лояльности у коллектива в целом.

Тщательный подход к автоматизации бизнеса позволяет быстро и качественно решить все поставленные задачи и добиться наилучших результатов.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Solve : *
20 ⁄ 2 =